KHÁM PHÁ 6 PHƯƠNG THỨC LẬP HÓA ĐƠN CỦA SOON
SoOn cung cấp sự linh hoạt trong việc lập hóa đơn, từ tự động hóa đến các tùy chọn thủ công, giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể và tăng cường hiệu quả quản lý tài chính. Tính năng giúp tự động hóa các công việc lập hóa đơn, giúp theo dõi đơn hàng, quản lý tốt hơn dòng tiền và giảm thiểu lỗi sai sót do con người gây ra.
Do đó luôn đảm bảo tính chính xác, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý, và xây dựng uy tín. Và đây là tất cả những yếu tố cần thiết để cạnh tranh và thành công trong thị trường ngày nay.
Hãy cùng khám phá những thông tin chi tiết về 6 phương thức "Lập Hóa Đơn" của phần mềm quản lý doanh nghiệp SoOn nhé.
Khám phá ngay Tổng quan tính năng Quản lý bán hàng S-sale của SoOn ERP
Hóa đơn dựa trên số lượng đã giao hoặc đặt hàng
Hóa đơn dựa trên số lượng đã giao hoặc đặt hàng là hai phương thức lập hóa đơn thường gặp trong quản lý bán hàng và logistics.
Hóa đơn dựa trên các mốc quan trọng của dự án
Hóa đơn dựa trên các mốc quan trọng của dự án là phương thức lập hóa đơn cho khách hàng dựa vào các mốc cụ thể trong quá trình thực hiện dự án.
Hóa đơn hoàn lại chi phí cho khách hàng
Hóa đơn hoàn lại chi phí cho khách hàng là loại hóa đơn yêu cầu hoàn trả các chi phí mà họ đã chi hộ cho khách hàng trong quá trình cung cấp dịch vụ.
Hóa đơn dựa trên thời gian và vật liệu
Hóa đơn dựa trên thời gian và vật liệu là phương thức lập hóa đơn trong đó khách hàng được yêu cầu thanh toán dựa trên thời gian làm việc và chi phí vật liệu mà doanh nghiệp đã sử dụng.
Hóa đơn khi khách hàng mua trả trước
Hóa đơn khi khách hàng mua trả trước là loại hóa đơn được phát hành khi khách hàng thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị của đơn hàng trước khi nhận hàng hóa hoặc dịch vụ.
Hoá đơn chiếu lệ
Hóa đơn chiếu lệ là một loại hóa đơn tạm thời, được phát hành trước khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ chính thức. Hóa đơn này không có giá trị thanh toán mà chỉ mang tính chất thông tin cho khách hàng chi tiết về sản phẩm, dịch vụ.
Hóa đơn dựa trên số lượng đã giao hoặc đặt hàng
Xuất hiện trong thời kỳ công nghệ số 4.0, đây là phương thức lập hóa đơn phổ biến nhất hiện nay, có thể áp dụng cho đa số doanh nghiệp. Ở phương thức này, tùy theo loại hình và nhu cầu của từng doanh nghiệp sẽ sử dụng hai cách lập hóa đơn khác nhau:
Hóa đơn đã giao hàng
Loại hóa đơn này thường dùng để ghi nhận sự hoàn tất của giao dịch.
Phát hành khi hàng hóa được giao cho khách hàng, phản ánh số lượng hàng hóa thực tế đã được giao.
Khám phá ngay
Quản lý sản phẩm & Giá cả - Trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp
Hóa đơn dựa trên số lượng đã đặt
Được phát hành dựa trên số lượng hàng hóa đã đặt hoặc đã giao, nhưng thường là để ghi nhận số lượng tạm thời trước khi có hóa đơn chính thức.
Loại hóa đơn này thường được điều chỉnh khi có thêm thông tin chi tiết hơn về số lượng hoặc giá cả.
Điều này giúp điều chỉnh các trường hợp mà số lượng hàng giao khác so với số lượng đặt (do thiếu hụt hàng, giao hàng nhiều đợt, hoặc thay đổi yêu cầu).
Hóa đơn chiếu lệ
- Hóa đơn chiếu lệ (tiếng Anh: Proforma Invoice) là một loại hóa đơn tạm thời, thường được sử dụng trong các giao dịch quốc tế hoặc trong những tình huống đặc biệt trước khi hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp.
- Hóa đơn chiếu lệ có mục đích cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, giá cả, số lượng, điều kiện thanh toán và vận chuyển, nhưng không phải là yêu cầu thanh toán chính thức.
Khám phá ngay Tinh gọn quy trình quản lý bán hàng bởi Trình kết nối Amazon và eBay
Mục đích sử dụng
Dự toán chi phí
Cung cấp thông tin dự toán về chi phí cho hàng hóa hoặc dịch vụ, giúp bên mua có cái nhìn tổng quan về các chi phí phát sinh trong giao dịch
Đàm phán hợp đồng
Bên bán và bên mua có thể thỏa thuận các điều kiện như giá cả, điều kiện giao hàng, điều khoản thanh toán trên cơ sở thông tin trong hóa đơn này.
Thủ tục hải quan
Cung cấp cho hải quan các thông tin cần thiết như giá trị ước tính của hàng hóa, số lượng, loại hàng hóa và các chi tiết khác để đảm bảo việc thông quan diễn ra thuận lợi.
Hóa đơn khi khách hàng trả trước
Trả trước là khoản tiền mà người mua đồng ý đưa cho người bán khi thực hiện ký kết hợp đồng. Đồng nghĩa với việc hai bên đã đồng ý với những điều khoản và cam kết tôn trọng hợp đồng. Số tiền trả trước hay còn gọi là đặt cọc một phần trong tổng số tiền thanh toán, phần còn lại sẽ được trả vào một thời gian nhất định sau đó.
Người dùng sẽ có hai tùy chọn khi tiến hành lập hóa đơn trả trước:
- Trả trước (phần trăm)
- Trả trước (số tiền cố định)
Hóa đơn dựa trên thời gian và vật liệu
Phần mềm SoOn cho phép doanh nghiệp linh hoạt trong việc lập hóa đơn, đặc biệt là đối với các dự án có tính chất phức tạp và thay đổi. Thay vì áp dụng hợp đồng giá cố định, SoOn có thể tạo ra các hóa đơn chi tiết dựa trên thời gian làm việc, chi phí vật liệu, vận chuyển và các khoản chi phí khác liên quan đến dự án.
Khi quy mô và yêu cầu của dự án chưa chắc chắn, việc lập hóa đơn dựa trên thời gian và vật liệu sẽ là lựa chọn phù hợp hơn so với hợp đồng giá cố định. Không chỉ vậy, SoOn còn có thể giúp đánh giá chính xác tiến độ của một dự án.
Hóa đơn dựa trên các mốc quan trọng của dự án
Với SoOn,
Việc quản lý dòng tiền và theo dõi tiến độ dự án trở nên đơn giản hơn. Đối với các dự án quy mô lớn và có nhiều giai đoạn, việc chia nhỏ công việc thành các mốc quan trọng và lập hóa đơn tương ứng là một cách quản lý dự án hiệu quả.
Bằng cách chia nhỏ dự án thành các giai đoạn cụ thể, khách hàng có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và thanh toán. Đồng thời, doanh nghiệp cũng đảm bảo được dòng tiền ổn định trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Ví dụ, trong một dự án ra mắt sản phẩm mới, mỗi giai đoạn hoàn thành như Introductory Meeting, Brand Audit Consultation, New Branding Launch,... sẽ được tính thành một mốc quan trọng và khách hàng sẽ thanh toán cho từng mốc đó.
Hóa đơn hoàn lại chi phí cho khách hàng
Khi nhân viên phải ứng trước các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, việc hoàn trả chi phí này cho khách hàng là điều cần thiết để đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong hợp đồng. SoOn giúp đơn giản hóa quá trình này, giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn trả lại những khoản chi phí mà nhân viên đã bỏ ra.
Khám phá ngay Tính năng gửi báo giá
Ví dụ khi kê khai chi tiêu cho chuyến đi Phong Nha Kẻ Bàng, nhân viên phải chi hai mục là “Khâu trang trí” và “Sắp xếp buổi ăn trưa”. Khi đó sẽ tạo hóa đơn kê khai và trình lên quản lý, sau khi được duyệt sẽ tạo hóa đơn hoàn lại chi phí cho người kê khai.
ĐĂNG KÝ NGAY ĐỂ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ
Tiết kiệm thời gian và tiền bạc với giải pháp quản lý doanh nghiệp thông minh. Liên hệ Snine ngay hôm nay để nhận cơ hội trải nghiệm miễn phí.